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20 de Agosto de 2017

Contabilidade

A escrituração correta pode salvar sua empresa

Rafael Loreto, Advogado
Publicado por Rafael Loreto
há 17 dias

A contabilidade é uma das vertentes do dia a dia empresarial que vejo mais os empreendedores se complicarem.

Muito pelo fato de, para o cidadão comum, ser algo novo, de difícil compreensão ou apenas por não ter (ou não querer adquirir) conhecimento suficiente sobre contabilidade.

Porém, é na contabilidade onde mais sofrem prejuízos, materiais ou não. Seja em decorrência da má prestação do serviço do contabilista (não necessariamente má-fé), seja por pensarem que é irrelevante para sua atividade.

Nesse artigo, abordaremos as obrigações legais contábeis, de forma que o empresário possa entender mais sobre a escrituração contábil da sua empresa e, consequentemente, evitar prejuízos.

1. Contabilidade

Contabilidade é a ciência que estuda o patrimônio das entidades sob seu aspecto variável. Seja variação qualitativa ou quantitativa.

A verificação dessa variação se dá pela escrituração em documentos próprios para esse fim.

E isso permite que a entidade e seus representantes possam ficar cientes das informações patrimoniais e traçem seu planejamento de acordo com esse conhecimento.

2. Escrituração

No caso do empresário e das sociedades empresárias, a escrituração da informação contábil é obrigatória por lei (artigo 1.179 do Código CivilCC). Inclusive no que diz respeito às filiais, sucursais ou agências no Brasil e do empresário ou sociedade com sede em país estrangeiro (art. 1.195 do CC).

Assim, devem seguir um sistema de contabilidade mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, que estejam em correspondência com a respectiva documentação.

Também são obrigados a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

Balanço patrimonial é o registro que reflete a posição patrimonial da empresa e balanço de resultado econômico é o registro que demonstra os lucros e perdas.

O empresário ou a sociedade deverá constituir pessoa específica que a representará para o lançamento das informações contábeis. Essa pessoa será o contabilista (com formação superior ou técnico) (art. 1.177 e 1.182 do CC).

Se não houver nenhum contabilista na localidade, o próprio empresário o sociedade realizará a escrituração contábil (art. 1.182 do CC).

No nosso artigo sobre prepostos, abordamos mais sobre o contabilista. Segue o link: https://rloreto.jusbrasil.com.br/artigos/456823346/prepostos.

O número e a espécie de livros ficam a critério do empresário ou da sociedade. Exceto pelos livros exigidos por lei (vide o item 3) e pelo livro Diário (art. 1.179, § 1º do CC).

A exigência da escrituração contábil é dispensada ao pequeno empresário (art. 1.179, § 2º do CC). Sendo o pequeno empresário individual é aquele que se enquadre como microempresa, auferindo receita bruta anual de até R$ 36.000,00 (art. 68 da Lei Complementar nº 123/2006).

O empresário e a sociedade empresária são obrigados a bem conservar toda a sua escrituração, correspondência e demais documentos concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência dos atos que neles foram consignados (art. 1.194 do CC)

3. Instrumentos de escrituração

Os instrumentos são os documentos pelos quais se podem exercitar a ciência contábil em relação aos empresários e sociedades empresárias.

O livro Diário é indispensável. Pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica (art. 1.180 do CC).

Mesmo assim, a adoção de fichas não dispensa livro apropriado para o lançamento do balanço patrimonial e do balanço de resultado econômico (art. 1.180, parágrafo único do CC).

Os livros obrigatórios, ou fichas, se for o caso, devem ser autenticados perante a Junta Comercial. Os não obrigatórios poderão também ser autenticados. Isso tudo desde que o empresário ou a sociedade empresária esteja inscrita na Junta Comercial (art. 1.081 e seu parágrafo único do CC).

Desta forma, podem ser instrumentos:

  • Livros;
  • Fichas;
  • Folhas soltas ou contínuas;
  • Microfichas.

4. Forma de escrituração

A escrituração deverá ser feita em idioma nacional, moeda corrente à época e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, sem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens (art. 1.183 do CC).

Havendo erro, este deverá ser corrigido através de lançamento de estorno.

A forma contábil é o formato de registro pela contabilidade que, numa explicação resumida, possa se identificar, sem ambiguidades ou obscuridades, os lançamentos contábeis.

É permitido o uso de código de números ou abreviaturas, que constem em livro próprio regularmente autenticado perante a Junta Comercial (art. 1.183, parágrafo único do CC).

No livro Diário serão lançados com individuação, clareza e caracterização do documento a que se faz referência, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa (art. 1.184 do CC).

A escrituração resumida no livro Diário é permitida, com totais que não excedam o período de 30 dias, de contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento empresarial.

A escrituração resumida pode ocorrer desde que sejam utilizados livros auxiliares ao Livro Diário, para registros individualizados, com documentos devidamente conservados, de forma que se permita sua verificação.

Tais livros auxiliares devem ser devidamente autenticados na Junta Comercial. (art. 1.184, § 1º do CC).

Serão lançados no livro Diário o balanço patrimonial e o balanço de resultado econômico, devendo ambos ser assinados por técnico em contabilidade e pelo empresário ou sociedade empresária (art. 1.184, § 2º do CC).

Quem optar pelo sistema de fichas de lançamento, poderá substituir o livro Diário pelo de Balancetes Diários e Balanços, devendo ser observadas as mesmas formalidades do livro Diário (art. 1.185 do CC).

Ambos os mencionados livros serão escriturados para que se registre a posição diária de cada uma das contas ou títulos contábeis, pelo respectivo saldo, em forma de balancetes diários. Deverão registrar também o balanço patrimonial e o de resultado econômico no encerramento do exercício (art. 1.186, I e II do CC).

A escrituração, além do livro Diário, poderá ser feita em (na hipótese de se aplicar):

  • Livro de atas da administração;
  • Livro de atas da assembleia geral;
  • Livro de atas e pareceres do conselho fiscal;
  • Livro de registro de duplicata.

A legislação tributária também prevê alguns livros obrigatórios a depender do caso, dentre outros o:

  • Livro razão;
  • Livro registro de inventário;
  • Livro de apuração do lucro real;
  • Livro registro de entradas.

5. Inventário

É obrigação do administrador apresentar o inventário anualmente (art. 1.020 do CC). Assim, o contabilista deve preparar esse inventário dos bens e valores da empresa.

Confira neste link nosso artigo sobre o administrador: https://rloreto.jusbrasil.com.br/artigos/477550900/administrador-societario.

Na coleta dos elementos para o inventário devem ser observados os seguintes critérios de avaliação (art. 1.187 do CC):

  • Os bens para a exploração da atividade econômica devem ser avaliados pelo custo de sua aquisição. Na avaliação dos que se desgastam ou se depreciam com o uso pela ação do tempo ou outros fatores, a desvalorização deve ser contabilizada, se criando fundos de amortização para assegurar sua substituição ou a conservação do seu valor (inciso I);
  • Os valores mobiliários, matéria-prima, bens destinados à venda, ou que constituem produtos ou artigos da indústria ou comércio da empresa, podem ser estimados pelo custo de sua aquisição ou de sua fabricação. Também poderá ser estimado pelo preço corrente, sempre que este for inferior ao preço de custo e quando o preço corrente ou venal estiver acima do valor do custo de aquisição, ou fabricação. Caso os bens sejam avaliados pelo preço corrente, a diferença entre este e o preço de custo não será levada em conta para a distribuição de lucros, nem para fundos de reserva (inciso II);
  • O valor das ações e dos títulos de renda fixa podem ser determinados com base na respectiva cotação da Bolsa de Valores (BOVESPA); os não cotados e as participações não acionárias serão considerados pelo seu valor de aquisição (isso no caso de sociedades anônimas) (inciso III);
  • Os créditos serão considerados em conformidade com o presumível valor de realização (caso fossem liquidados), não se levando em conta os prescritos (que não podem ser mais cobrados) ou de difícil liquidação (salvo se houver previsão de liquidação que possa dar uma avaliação ao crédito) (inciso IV).

Desde que se preceda, anualmente, à sua amortização, podem figurar entre os valores do ativo da empresa (art. 1.187, parágrafo único do CC):

  • As despesas de instalação da sociedade, até o limite correspondente a 10% do capital social (inciso I);
  • Os juros pagos aos acionistas da sociedade anônima, no período antecedente ao início das operações da sociedade, estipulando taxa não superior a 12% ao ano, desde que fixada no estatuto social (inciso II);
  • A quantia que foi efetivamente paga a título de aviamento de estabelecimento que tenha sido adquirido pelo empresário ou sociedade (inciso III).

Aviamento é a denominação para a capacidade de um estabelecimento empresarial ter lucro.

Mais sobre aviamento e estabelecimento empresarial no nosso artigo que segue neste link: https://rloreto.jusbrasil.com.br/artigos/448872603/o-estabelecimento-empresarial.

6. Balanço patrimonial e de resultados econômicos

O administrador também terá de apresentar anualmente os balanços patrimonial e o de resultados econômicos (art. 1.020 do CC).

O balanço patrimonial deverá exprimir, com fidelidade e clareza, a situação real da empresa, atendidas as suas peculiaridades, indicando, distintivamente o ativo e o passivo. Deverá respeitar também as disposições de outras leis que regulamentem este balanço (art. 1.188 do CC).

O código civil determina que legislação especial disporá sobre as informações que acompanharão o balanço patrimonial de sociedades coligadas (art. 1.188, parágrafo único do CC).

Já o balanço de resultado econômico, ou demonstração da conta de lucros e perdas do empresário ou sociedade, acompanhará o balanço patrimonial e nele constarão crédito e débito, na forma da lei especial (art. 1.189 do CC).

7. Sigilo da escrituração

Por ser informação privada e estratégica empresarial, sua divulgação pode causar prejuízos ao empresário ou à sociedade empresária. Portanto, o conteúdo da escrituração contábil é sigiloso e protegido por lei.

Lembrando que sócios poderão ter acesso às informações contábeis a qualquer momento. Exceto se houver disposição no contrato social ou em pacto parassocial que estipule época própria para exame.

Tanto que nenhuma autoridade, juiz ou tribunal, sob qualquer pretexto, poderá fazer ou ordenar que se faça diligência para verificar se o empresário ou a sociedade empresária observam ou não, em seus livros e fichas contábeis, as formalidades legais. Ressalvados os casos previstos em lei (art. 1.190 do CC).

O juiz só pode autorizar a exibição dos livros e papéis de escrituração contábil quando necessária para resolver questões relativas a (art. 1.191 do CC):

  • Sucessão de direitos;
  • Comunhão de direitos;
  • Existência de sociedade;
  • Administração;
  • Gestão por outra pessoa;
  • Falência.

O juiz ou tribunal que conhecer de medida cautelar (medida judicial para garantir direito) ou de ação pode, a requerimento ou por conta própria, ordenar que os livros contábeis de qualquer das partes, ou de ambas, sejam examinados na presença do empresário ou da sociedade empresária a que pertencerem, ou de pessoas por estes nomeadas, para deles se extrair o que interessar para a solução do problema (art. 1.191, § 1º do CC).

Achando-se os livros em outro local que não seja coberto por aquela jurisdição, o exame se fará perante o respectivo juiz desta outra jurisdição (art. 1.191, § 2º do CC).

Caso o empresário ou sociedade empresária recuse apresentar os livros, nos casos mencionados acima, serão estes apreendidos judicialmente. No citado caso que o juiz ordene o exame dos livros das partes de um processo, será tido como verdade o alegado pela parte que não se recusou a apresentar os livros (art. 1.192 do CC).

Essa confissão resultante da recusa de apresentação dos livros contábeis pode ser eliminada por prova documental em contrário (art. 1.192, parágrafo único do CC).

O sigilo ao exame da escrituração não se aplica às autoridades fazendárias, no exercício da fiscalização do pagamento de impostos, nos termos estritos das respectivas leis especiais (art. 1.193 do CC).

8. Conclusão

Saber sobre a contabilidade da empresa, seu funcionamento e suas regras é fundamental para o sucesso do empreendimento.

Desrespeitar regras contábeis ou deixar de as atender, sob qualquer fundamento, poderá resultar em prejuízos irreparáveis ou de difícil reparação ao empresário ou sociedade empresária.

Por isso, é importante estar atento e verificar sempre o trabalho da contabilidade, em conjunto e da melhor forma possível.

Na dúvida, contate um advogado especialista de sua confiança!

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